Iga peo planeerimine algab ühest lihtsast, kuid üllatavalt keerulisest küsimusest: kui palju külalisi tegelikult kohale tuleb? Toitlustus, ruumi suurus, istumisplaan ja eelarve sõltuvad kõik just sellest numbrist. Siin tulebki mängu RSVP ehk külaliste vastuste kogumine. Selles artiklis selgitame, mida RSVP tähendab, millal ja kuidas vastuseid küsida ning kuidas muuta kogu protsess nii enda kui ka külaliste jaoks võimalikult mugavaks.

RSVP tuleb prantsuskeelsest väljendist „répondez s'il vous plaît" ehk „palun vastake". Kutsele lisatud RSVP tähendab, et korraldaja ootab igalt külaliselt kinnitust, kas ta tuleb kohale või mitte. Eestis kasutatakse sageli ka lihtsalt sõnastust „palun anna oma tulekust teada".

RSVP ei ole pelgalt viisakusvorm. See on korraldaja kõige olulisem tööriist: ilma kinnitatud külaliste arvuta on võimatu tellida õiges koguses toitu, paigutada laudu või arvutada eelarvet.

Hea rusikareegel Eesti pulmade puhul: saada kutsed välja 2–3 kuud enne pulmi ja palu vastust hiljemalt 3–4 nädalat enne pidupäeva. Nii jääb piisavalt aega toitlustaja ja peokoha lõplikuks kinnitamiseks. Sünnipäevade ja väiksemate pidude puhul piisab tavaliselt 1–2 nädalasest etteteatamisest.

Külalised vastavad kiiremini, kui kutse ütleb täpselt, mida ja mis ajaks neilt oodatakse. Näiteks:

• „Palun anna oma tulekust teada hiljemalt 15. maiks."
• „Kinnita palun osalemine ja lisa, kas tuled kaaslasega."
• „Anna teada ka toidueelistustest või allergiatest."

RSVP on suurepärane võimalus koguda kogu vajalik info ühe korraga. Läbimõeldud vastusevorm sisaldab tavaliselt järgmist: osalemise kinnitus, kaaslase või laste arv, toidueelistused ja allergiad, transpordi- või majutusevajadus ning soovi korral ka laulusoov peoõhtuks – see viimane toob alati naeratuse näole.

Traditsioonilise paberkutse puhul tähendab vastuste kogumine tihti telefonikõnesid, sõnumeid ja meeldetuletusi. Vastused jõuavad eri kanalite kaudu – üks helistab, teine kirjutab, kolmas ütleb möödaminnes poes – ning korraldaja peab kõik ise tabelisse kokku koguma. Mida suurem pidu, seda kergem on kellegi vastus kaduma minna.

Digitaalse kutse suurim eelis ongi automaatne vastuste kogumine. Külaline avab kutse telefonis, vajutab nuppu ja vastus salvestub kohe korraldaja nimekirja. Sina näed reaalajas, kes on kinnitanud, kes veel kõhkleb ja kellele tasub saata sõbralik meeldetuletus.

• Kõik vastused ühes kohas, ilma käsitsi tabelita
• Külaline saab vastata hetkega, otse telefonist
• Lisaküsimused – toit, allergiad, kaaslane – on vormis juba olemas
• Meeldetuletuse saatmine võtab minuti, mitte õhtu

Määra tähtaeg alati konkreetse kuupäevaga, mitte „esimesel võimalusel". Saada umbes nädal enne tähtaega vastamata külalistele viisakas meeldetuletus – enamasti piisab ühest sõbralikust sõnumist.

Vanema põlvkonna külaliste puhul palu abi pereliikmetelt – ka nende vastused saab nimekirja lisada käsitsi. Ja arvesta, et 5–10% kinnitanud külalistest võib viimasel hetkel siiski ära jääda – see on täiesti normaalne.

RSVP on väike detail, mis otsustab suure osa peo õnnestumisest. Selge sõnastus, konkreetne tähtaeg ja mugav vastamisviis säästavad korraldajat nädalatepikkusest sõnumite saatmisest.

Digitaalne kutse teeb vastuste kogumise praktiliselt automaatseks – sina keskendud peole, mitte tabelitele.

Soovid, et külaliste vastused koguneksid iseenesest? Vaata MyInvite.ee digitaalseid kutseid – kaunis kutse ja mugav RSVP ühes.